Introducción a la Resolución 38 Exenta
La Resolución Exenta N°38, publicada en el Diario Oficial el 9 de mayo de 2024, establece los requisitos obligatorios y el procedimiento de autorización para los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia y para la determinación de horas de trabajo en Chile.
Esta normativa se sustenta en el artículo 33°, inciso 2° del Código del Trabajo, incorporado tras la Ley 21.561 que redujo la jornada laboral a 40 horas semanales, vigente desde el 26 de abril de 2024. Para las empresas, especialmente aquellas con estructuras operativas complejas, múltiples turnos o alta dotación, la resolución implica revisar, actualizar y certificar sus sistemas de Control de Asistencia y Gestión de Turnos para cumplir con estándares más robustos en materia técnica, legal y de seguridad.
¿Qué es la Resolución 38 Exenta y por qué es importante?
La Resolución Exenta N°38 reemplaza la antigua Exenta N°1140/2005, modernizando el marco que regula la certificación de sistemas digitales de asistencia y adaptándolo a la nueva jornada de 40 horas semanales.
Su importancia radica en que establece qué sistemas son válidos ante la Dirección del Trabajo y cuáles no.
Esto garantiza:
- Transparencia en los registros laborales.
- Trazabilidad de cada marca o ajuste.
- Integridad de los datos, incluso ante auditorías o disputas.
Para las empresas, utilizar un sistema autorizado no solo es un requisito normativo, sino una herramienta clave para disminuir riesgos, evitar multas y asegurar procesos laborales confiables.
¿Qué es la Resolución 38 Exenta y por qué es importante?
La Resolución Exenta N°38 reemplaza la antigua Exenta N°1140/2005, modernizando el marco que regula la certificación de sistemas digitales de asistencia y adaptándolo a la nueva jornada de 40 horas semanales.
Su importancia radica en que establece qué sistemas son válidos ante la Dirección del Trabajo y cuáles no.
Esto garantiza:
- Transparencia en los registros laborales.
- Trazabilidad de cada marca o ajuste.
- Integridad de los datos, incluso ante auditorías o disputas.
Para las empresas, utilizar un sistema autorizado no solo es un requisito normativo, sino una herramienta clave para disminuir riesgos, evitar multas y asegurar procesos laborales confiables.
Objetivo y alcance de la normativa
El objetivo principal de la Resolución 38 Exenta es asegurar que los sistemas de control de asistencia sean confiables, seguros y auditables. Esto incluye:
- Resguardar la integridad de los datos laborales
- Proteger la confidencialidad de la información personal
- Facilitar la fiscalización de la Dirección del Trabajo
- Estandarizar criterios técnicos para todos los proveedores del mercado
Su alcance cubre todas las empresas, públicas o privadas, que utilicen sistemas digitales para marcar entrada, salida, colaciones u horas trabajadas.
Esto incluye también operaciones con:
- Jornadas flexibles
- Teletrabajo
- Sistemas híbridos
- Turnos rotativos
- Dotaciones distribuidas en múltiples centros
¿A quiénes aplica esta resolución?
La normativa aplica a todos los empleadores que utilicen sistemas electrónicos de registro de asistencia, independiente del tamaño, sector o modalidad de trabajo. Esto incluye cualquier sistema digital que registre: jornada laboral, horas extraordinarias, descansos, y movimientos asociados a la jornada.
Si la empresa controla asistencia electrónicamente, la Resolución 38 Exenta es obligatoria.
Aspectos clave y normas técnicas
Para cumplir con la Resolución 38 Exenta, los sistemas electrónicos deben cumplir con estándares estrictos de seguridad, identificación y trazabilidad. Entre los principales requisitos destacan:
- Autorización previa de la Dirección del Trabajo (DT) mediante un Ordinario antes de iniciar su uso.
- Validación inequívoca de identidad del trabajador (biometría o credenciales digitales seguras), garantizando que cada marcación sea personal, voluntaria e intransferible.
- Inalterabilidad de los datos: toda modificación debe quedar registrada mediante bitácoras o hashes verificables.
- Respaldos automáticos y almacenamiento seguro de los registros por al menos cinco años.
- Cumplimiento integral de la Ley 19.628 sobre Protección de Datos Personales: cifrado, accesos restringidos, políticas claras de privacidad.
- Acceso en tiempo real a reportes descargables (PDF, Excel) tanto para empleadores como trabajadores.
- Certificado técnico vigente para fines de fiscalización.
- Notificación a la DT ante cualquier actualización relevante del software o cambios en la plataforma.
Estas exigencias buscan asegurar que todos los sistemas operen bajo altos estándares técnicos, jurídicos y operativos.
Impacto en empresas y trabajadores
La implementación de la Resolución 38 Exenta genera efectos concretos en ambas partes. Para las empresas, implica:
- Invertir en tecnología certificada.
- Actualizar procedimientos internos.
- Capacitar a sus equipos.
- Mantener los sistemas auditables y actualizados.
A cambio, obtienen un registro confiable y válido ante inspecciones y fiscalizaciones, reduciendo riesgos legales y administrativos. Para los trabajadores, la resolución garantiza:
- Mayor transparencia en sus marcaciones.
- Acceso claro a sus datos laborales.
- Reducción de errores.
- Protección frente a posibles inconsistencias o abusos en el control de jornada.
Cumplimiento, obligaciones y requisitos
Los empleadores deben utilizar sistemas certificados por la DT, garantizar la integridad y disponibilidad de los registros, permitir el acceso de los trabajadores a sus datos y colaborar con la fiscalización de la autoridad laboral.
En la práctica, esto implica elegir proveedores autorizados, asegurar la identificación inequívoca del personal, generar registros automáticos no manipulables, respaldar la información en servidores seguros y mantener políticas de privacidad de acuerdo con la Ley 19.628. El incumplimiento puede derivar en sanciones económicas y en la invalidez de los registros como medio de prueba en litigios.
Procedimientos administrativos a seguir
Para adecuarse, las empresas deben contratar un proveedor autorizado, solicitar el Ordinario de autorización a la DT, implementar el sistema según los lineamientos técnicos y registrarlo en el catálogo público de soluciones autorizadas. También es esencial capacitar a los trabajadores en el uso del sistema y sus derechos de acceso, y renovar la autorización cada 12 meses para mantener la validez legal de la plataforma
Plazos y condiciones para su implementación
La Resolución Exenta N°38 entró en vigencia el 9 de mayo de 2024. Los sistemas autorizados bajo la normativa anterior (Exenta N°1140/2005) cuentan con un periodo transitorio hasta el 26 de abril de 2025 para adecuarse por completo.
A partir de esa fecha, solo podrán operar sistemas certificados bajo la nueva resolución, sin excepciones.
Relación con otras normativas
Esta Resolución complementa el artículo 33 del Código del Trabajo (control de asistencia) y la Ley 21.561 (jornada de 40 h), reemplaza la Exenta N°1140/2005 y se integra con otras disposiciones recientes, como la Exenta N°292/2023 sobre aspectos técnicos de los sistemas de registro
Preguntas frecuentes sobre la Resolución 38 Exenta
¿Cómo afecta la Resolución 38 Exenta a los contratos laborales?
La resolución no modifica directamente los contratos laborales, pero obliga a que los sistemas de control sean compatibles con lo pactado en el contrato.
¿Qué sanciones pueden aplicarse por incumplimiento?
Las empresas que no cumplan con la Resolución 38 Exenta pueden enfrentar multas por parte de la Dirección del Trabajo, que varían según el tamaño de la empresa y la gravedad de la infracción. Además, los registros no válidos pueden ser descartados como prueba en juicios laborales.
¿Dónde puedo obtener una copia oficial de la resolución?
La versión oficial de la Resolución 38 Exenta está disponible en el sitio web de la Biblioteca del Congreso Nacional de Chile, en el portal LeyChile: https://www.bcn.cl/leychile.
¿Qué organismos fiscalizan el cumplimiento de esta normativa?
La Dirección del Trabajo es el organismo encargado de fiscalizar el cumplimiento de la Resolución 38 Exenta. Tiene la facultad de realizar inspecciones, solicitar documentación y aplicar sanciones en caso de incumplimiento.
¿Cómo pueden las empresas adaptarse a la Resolución 38 Exenta?
Para adaptarse correctamente, las empresas deben:
- Evaluar sus sistemas actuales de control de asistencia.
- Contratar soluciones certificadas por la Dirección del Trabajo.
- Capacitar a su personal en el uso del nuevo sistema.
- Establecer protocolos internos de cumplimiento y auditoría.
Contar con herramientas tecnológicas especializadas en Control de Asistencia y Gestión de Turnos es clave para garantizar una implementación exitosa y alineada con la normativa vigente.
