Un sistema de control de asistencia permite registrar la jornada de trabajo, las marcaciones y los descansos de los trabajadores. En empresas con grandes dotaciones, múltiples centros de trabajo o jornadas organizadas por turnos, esta información es fundamental para gestionar correctamente el tiempo de trabajo y contar con registros trazables.
Pero no cualquier plataforma puede utilizarse como sistema de registro de asistencia laboral. En Chile, los sistemas electrónicos deben cumplir requisitos técnicos y jurídicos establecidos por la Dirección del Trabajo.
La normativa vigente se encuentra actualmente regulada por la Resolución Exenta N.º 38, de 26 de abril de 2024, que establece las condiciones que deben cumplir los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia. Esta regulación reemplazó el marco utilizado anteriormente para las nuevas autorizaciones de estos sistemas. La Dirección del Trabajo ha reiterado en pronunciamientos posteriores que, desde el 9 de mayo de 2024, los sistemas electrónicos deben ajustarse a esta resolución.
¿Qué debe cumplir un sistema de control de asistencia en Chile?
La regulación actual establece exigencias relacionadas con el registro de información, la seguridad e integridad de los datos, el acceso de los trabajadores y fiscalizadores, la generación de reportes y las características técnicas de la plataforma.
Además, la Dirección del Trabajo mantiene un listado de los sistemas que han sido analizados y autorizados conforme a la Resolución Exenta N.º 38. La autorización corresponde al sistema electrónico y no significa que una empresa usuaria quede exenta de fiscalización o de responsabilidad por el cumplimiento de la normativa laboral.
Entre los principales aspectos que debe considerar un sistema de control de asistencia se encuentran los siguientes.
1. Registro y trazabilidad de las marcaciones
Uno de los objetivos centrales de un sistema de control de asistencia es mantener información confiable sobre las marcaciones de los trabajadores.
El sistema debe permitir registrar la información correspondiente a la jornada y mantener condiciones que permitan verificar su integridad y trazabilidad. Esto es especialmente relevante cuando existen correcciones, modificaciones o situaciones que requieren regularizar un registro.
La lógica no consiste simplemente en almacenar una hora de entrada y una hora de salida. El sistema debe permitir contar con información que pueda ser revisada y respaldada de acuerdo con las exigencias establecidas por la Dirección del Trabajo.
2. Comprobante de marcación y acceso a la información
El trabajador debe contar con mecanismos que le permitan acceder a la información asociada a sus registros de asistencia.
La regulación contempla el uso de un correo electrónico para la entrega de comprobantes y notificaciones. En procesos de autorización revisados por la Dirección del Trabajo durante 2025, se ha considerado esencial que el sistema registre el correo electrónico personal del trabajador durante el proceso de enrolamiento.
Esto permite que la persona tenga acceso a información relacionada con sus propias marcaciones y contribuye a la trazabilidad del registro.
3. Acceso para fiscalización de la Dirección del Trabajo
Un sistema de control de asistencia debe contemplar mecanismos que permitan a la Dirección del Trabajo acceder a la información necesaria para realizar sus funciones de fiscalización.
La normativa establece un portal de fiscalización y contempla el acceso permanente e irrestricto de los funcionarios del organismo a la información de los sistemas electrónicos de registro de asistencia.
Este punto es relevante porque el sistema no solo debe funcionar para trabajadores y empleadores: también debe permitir que la información pueda ser revisada por la autoridad en las condiciones establecidas por la normativa.
De hecho, la Dirección del Trabajo ha rechazado sistemas que no permiten acceder correctamente al portal de fiscalización o que presentan dificultades para obtener la información requerida.
4. Reportes de asistencia y jornada
La reportería es otro componente fundamental de un sistema de control de asistencia.
La plataforma debe permitir obtener los informes exigidos por la normativa para facilitar la fiscalización. Estos reportes deben entregar información relacionada con la asistencia, las jornadas y otras materias contempladas en la regulación.
La importancia de este punto queda reflejada en los procesos de autorización de la Dirección del Trabajo: si los reportes exigidos no pueden obtenerse correctamente, el sistema puede no superar la revisión correspondiente.
Para las empresas, además, contar con una reportería adecuada permite transformar los registros de asistencia en información útil para la gestión de Recursos Humanos y Operaciones.
5. Seguridad, integridad y respaldo de la información
Un sistema de control de asistencia administra información laboral que debe mantenerse disponible, íntegra y protegida.
Por eso, la revisión de la Dirección del Trabajo considera aspectos informáticos relacionados con la arquitectura del software, seguridad, integridad, respaldo de información, bases de datos y alertas, entre otros elementos técnicos.
La seguridad no es un aspecto separado del control de asistencia. Es parte de la confiabilidad que debe tener una plataforma que registra información sobre la jornada laboral.
6. Notificaciones y alertas
Los sistemas electrónicos también deben contemplar determinadas comunicaciones automáticas.
Por ejemplo, la Dirección del Trabajo ha señalado que las plataformas deben emitir automáticamente alertas cuando no se registra una marcación en determinados momentos establecidos por la normativa. El objetivo es que trabajador y empleador puedan tomar conocimiento de la situación y regularizarla cuando corresponda.
Esto permite que el sistema de control de asistencia no se limite a almacenar registros, sino que también facilite la gestión de situaciones que requieren atención.
7. Trabajo a distancia y teletrabajo
La regulación también contempla condiciones específicas para trabajadores que prestan servicios a distancia o bajo modalidad de teletrabajo cuando se encuentran sujetos a un sistema electrónico de registro y control de asistencia.
Entre otros aspectos, la plataforma debe considerar las condiciones particulares de esta modalidad y los derechos asociados a la jornada y desconexión. La Dirección del Trabajo ha confirmado que las exigencias correspondientes al trabajo a distancia forman parte de las condiciones que deben considerar las plataformas reguladas por la Resolución Exenta N.º 38.
En jornadas mixtas, además, el sistema debe ser capaz de considerar los períodos de trabajo presencial y remoto y entregar la información correspondiente de acuerdo con la jornada pactada.
8. Diferentes mecanismos de marcación
La tecnología utilizada para registrar asistencia puede variar. Dependiendo de las características de la solución y de las condiciones establecidas por la normativa, pueden existir diferentes mecanismos de identificación y marcación.
Entre ellos pueden encontrarse alternativas como biometría, claves, reconocimiento de imagen u otros mecanismos tecnológicos.
Lo importante es que el mecanismo forme parte de un sistema que cumpla integralmente con las exigencias establecidas por la Dirección del Trabajo. De hecho, la autoridad ha precisado que su análisis se realiza sobre el sistema electrónico de registro y control de asistencia como un conjunto, y no sobre componentes individuales considerados de manera aislada.
9. Geolocalización
La geolocalización puede formar parte de determinados sistemas de registro de asistencia, pero su utilización debe ajustarse a las condiciones establecidas por la normativa.
Por eso, no basta con que una plataforma incorpore geolocalización como funcionalidad tecnológica. El sistema debe cumplir las exigencias específicas aplicables a esta herramienta y a la información que registra. La Dirección del Trabajo ha emitido pronunciamientos posteriores a la Resolución Exenta N.º 38 aclarando aspectos relacionados con su uso y presentación.
10. Modificaciones y correcciones de información
En la gestión diaria pueden producirse situaciones como errores de marcación, problemas técnicos o registros que requieren ser regularizados.
Un sistema de control de asistencia debe contemplar mecanismos adecuados para gestionar estas situaciones sin perder la trazabilidad de la información.
Esto es especialmente importante porque modificar un registro no debería significar eliminar la evidencia de lo que ocurrió originalmente. La trazabilidad permite identificar qué información fue registrada y cómo se gestionó posteriormente.
11. Autorización del sistema
Finalmente, un aspecto fundamental al evaluar un sistema de control de asistencia en Chile es verificar que se encuentre autorizado conforme a la regulación vigente.
La Dirección del Trabajo mantiene un listado oficial de sistemas que han sido analizados de acuerdo con la Resolución Exenta N.º 38. La autoridad señala que, una vez obtenida la autorización, el sistema puede ser implementado sin que cada empleador tenga que solicitar nuevamente un pronunciamiento individual para esa plataforma.
Las autorizaciones tienen una vigencia de dos años desde la fecha del respectivo Ordinario, según informa actualmente la Dirección del Trabajo.
¿Qué cambió respecto del antiguo Dictamen N.º 2927/58?
El artículo original de este blog se construía alrededor de las 11 novedades introducidas por el Dictamen N.º 2927/58, publicado en diciembre de 2021. Ese dictamen reemplazó en su momento las exigencias anteriores para las nuevas autorizaciones de sistemas digitales de registro y control de asistencia.
Sin embargo, ese ya no es el marco que debe utilizarse como referencia principal para los sistemas electrónicos actuales.
La Resolución Exenta N.º 38 de 26 de abril de 2024 estableció nuevas exigencias y un nuevo proceso de revisión y autorización. La Dirección del Trabajo ha señalado expresamente que, desde el 9 de mayo de 2024, los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia deben ajustarse a esta regulación.
Por eso, contenidos que originalmente se presentaban como «las novedades del nuevo Dictamen 2927/58» deben actualizarse para evitar que empresas y trabajadores utilicen como referencia una normativa que ya no constituye el estándar vigente para las nuevas autorizaciones.
¿Por qué es importante elegir correctamente un sistema de control de asistencia?
Para una empresa, elegir un sistema de control de asistencia no debería reducirse a comparar funcionalidades como biometría, aplicación móvil, geolocalización o marcación web.
También es necesario evaluar aspectos como la trazabilidad de la información, la seguridad de los datos, la reportería, el acceso para fiscalización, las capacidades para gestionar distintos tipos de jornada y la actualización de la plataforma frente a los cambios normativos.
Esto adquiere especial relevancia en empresas con grandes dotaciones, múltiples establecimientos o modelos de trabajo que combinan jornadas presenciales, remotas y sistemas de turnos.
Además, la autorización de un sistema por parte de la Dirección del Trabajo no significa que la empresa quede automáticamente eximida de sus obligaciones laborales. La propia autoridad señala que los empleadores usuarios pueden ser fiscalizados y eventualmente sancionados si se detectan infracciones a la normativa vigente.
Por eso, la tecnología debe entenderse como una herramienta para facilitar la gestión y la trazabilidad, pero siempre dentro de una correcta gestión laboral.
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En un contexto donde la normativa sobre registro y control de asistencia continúa evolucionando, contar con tecnología actualizada y con una gestión basada en información trazable permite a Recursos Humanos y Operaciones trabajar con mayor visibilidad sobre lo que ocurre en la jornada laboral.
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