La digitalización de los trámites laborales ha cambiado la forma en que las empresas gestionan sus obligaciones ante la Dirección del Trabajo. Uno de los mecanismos centrales para realizar estos trámites es el Representante Laboral Electrónico, una persona autorizada por una empresa para actuar en su representación dentro del portal Mi DT.
Para empresas con grandes dotaciones, conocer cómo funciona esta figura es importante para mantener actualizados los registros laborales, gestionar contratos y anexos, informar términos de contrato y realizar otros trámites disponibles en línea.
En esta guía explicamos qué es un Representante Laboral Electrónico, cómo se designa, qué trámites puede realizar y cuáles son los principales registros laborales que debe gestionar.
¿Qué es un Representante Laboral Electrónico?
Un Representante Laboral Electrónico es una persona natural designada y registrada por un empleador constituido como persona jurídica para operar en el portal Mi DT utilizando su ClaveÚnica y actuando en representación de la empresa.
La Dirección del Trabajo permite que cada empleador tenga uno o más representantes laborales electrónicos. Una misma persona también puede representar electrónicamente a más de un empleador y seleccionar, dentro de Mi DT, la empresa respecto de la cual realizará cada trámite. (Dirección del Trabajo)
Es importante distinguir esta figura del representante legal de la empresa. El Representante Laboral Electrónico es una persona autorizada para realizar determinados trámites laborales digitales en nombre del empleador; su designación en Mi DT no significa, por sí sola, que pase a ser el representante legal de la sociedad.
¿Para qué sirve un Representante Laboral Electrónico?
El Representante Laboral Electrónico permite que una empresa constituida como persona jurídica gestione diferentes trámites laborales directamente a través del portal Mi DT.
Entre las gestiones que pueden realizarse mediante este perfil se encuentran, según corresponda:
- Registro de contratos de trabajo.
- Registro de anexos de contrato.
- Registro de términos de contrato.
- Gestión de contratos de trabajo electrónicos.
- Finiquitos laborales electrónicos.
- Registro de pactos de trabajo a distancia o teletrabajo.
- Otros trámites disponibles en el Registro Electrónico Laboral.
La disponibilidad y requisitos dependen de cada trámite. Por ejemplo, para registrar un contrato de trabajo, la empresa con personalidad jurídica debe contar con uno o más representantes laborales electrónicos habilitados. (Dirección del Trabajo)
¿Cómo se crea un Representante Laboral Electrónico?
La designación se realiza mediante el Gestor de Representantes Laborales Electrónicos de la Dirección del Trabajo.
El empleador debe ingresar utilizando la clave tributaria proporcionada por el Servicio de Impuestos Internos. Desde este gestor puede crear, eliminar, habilitar o deshabilitar representantes laborales electrónicos para que puedan operar bajo el perfil empleador en Mi DT. (Dirección del Trabajo)
Paso 1: ingresar al portal Mi DT
El primer paso es ingresar al portal de la Dirección del Trabajo y acceder a Mi DT.
La administración de los representantes laborales electrónicos se realiza desde el sistema habilitado por la Dirección del Trabajo para estos efectos.
Paso 2: ingresar como empleador
La empresa debe acceder al gestor correspondiente utilizando su identificación y Clave Tributaria del SII.
Desde esta sección podrá administrar las personas autorizadas para actuar como representantes laborales electrónicos.
Paso 3: designar al representante
El empleador debe identificar a la persona natural que desea habilitar como representante laboral electrónico.
Una vez registrada y autorizada, esta persona podrá ingresar posteriormente a Mi DT con su ClaveÚnica y seleccionar el perfil de empleador para realizar los trámites correspondientes.
La Dirección del Trabajo permite que una empresa tenga más de un representante laboral electrónico. (Dirección del Trabajo)
¿Cómo ingresa el Representante Laboral Electrónico a Mi DT?
Una vez habilitado, el Representante Laboral Electrónico debe ingresar al portal Mi DT utilizando su ClaveÚnica.
Al seleccionar el perfil “Empleador”, podrá acceder a las empresas para las cuales se encuentra autorizado. Si representa a más de una persona jurídica, podrá seleccionar el RUT de la empresa respecto de la cual desea realizar el trámite. (Dirección del Trabajo)
Esto permite centralizar diferentes gestiones sin necesidad de mantener una sesión independiente para cada empresa.
Representante Laboral Electrónico y contrato de trabajo
Una de las gestiones que puede realizarse a través de Mi DT es el Contrato de Trabajo Electrónico.
La Dirección del Trabajo dispone de una plataforma mediante la cual un empleador constituido como persona jurídica puede elaborar e ingresar una propuesta de contrato de duración indefinida o a plazo fijo.
En este proceso, el representante legal o la persona habilitada según el sistema ingresa a Mi DT con su ClaveÚnica y selecciona el perfil de empleador. La persona trabajadora, por su parte, debe aceptar o rechazar electrónicamente la propuesta. La fecha de suscripción corresponde al momento en que el trabajador acepta el contrato en la plataforma. (Dirección del Trabajo)
Por lo tanto, no es correcto afirmar que todos los contratos laborales deban celebrarse obligatoriamente de manera electrónica. Lo que establece la normativa es la obligación del empleador de registrar los contratos de trabajo en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo dentro de los 15 días siguientes a su celebración, de acuerdo con el artículo 9 bis del Código del Trabajo. (Ley Chile)
¿Cómo se registra un contrato de trabajo ante la Dirección del Trabajo?
El Registro de Contrato de Trabajo es obligatorio para los empleadores.
Según la Dirección del Trabajo, el contrato debe registrarse dentro de los 15 días hábiles siguientes a su celebración. Para realizar este trámite, una empresa constituida como persona jurídica debe tener habilitado uno o más representantes laborales electrónicos. (Dirección del Trabajo)
El trámite se realiza desde Mi DT siguiendo la ruta:
Perfil Empleador → Registro Electrónico Laboral → Registro de contrato de trabajo.
El contrato debe estar firmado por ambas partes para efectuar el registro.
Registro de anexos de contrato
El Representante Laboral Electrónico también puede gestionar el registro de anexos de contrato.
La Dirección del Trabajo establece que el anexo debe registrarse dentro de los 15 días hábiles siguientes a su suscripción y que, para realizar el trámite, el contrato de trabajo también debe estar registrado en el sitio web de la DT. (Dirección del Trabajo)
El representante ingresa a Mi DT con su ClaveÚnica, selecciona el perfil de empleador y accede al Registro Electrónico Laboral para realizar la gestión.
¿Qué pasa con el registro electrónico del término de contrato?
El Registro de Término de Contrato es una obligación que debe gestionarse a través del portal Mi DT.
La obligación aplica a los términos de contrato asociados a las causales contempladas en los artículos 159, 160, 161 y 163 bis del Código del Trabajo. Para los empleadores constituidos como personas jurídicas, es necesario contar con uno o más representantes laborales electrónicos habilitados. (Dirección del Trabajo)
Los plazos dependen de la causal utilizada:
| Causal | Plazo para registrar el término |
|---|---|
| Artículo 159 N° 1, 2 y 3 | 10 días hábiles siguientes al término |
| Artículo 159 N° 4 y 5 | 3 días hábiles siguientes al término |
| Artículo 160 | 3 días hábiles siguientes al término |
| Artículo 159 N° 6 | 6 días hábiles siguientes al término |
| Artículo 163 bis | 6 días hábiles desde la resolución de liquidación |
| Artículo 161 | Simultáneamente al envío de la carta de aviso |
| Autodespido o despido indirecto | Una vez que exista sentencia judicial definitiva |
Estos plazos corresponden a la información actualmente publicada por la Dirección del Trabajo. (Dirección del Trabajo)
Además, antes de registrar el término, el contrato debe encontrarse registrado en el sitio web de la Dirección del Trabajo.
¿Qué es el Finiquito Laboral Electrónico?
Otra de las gestiones que puede realizar un Representante Laboral Electrónico es iniciar el proceso de Finiquito Laboral Electrónico.
Cuando el empleador es una persona jurídica, el trámite debe ser iniciado por su Representante Laboral Electrónico, quien ingresa a Mi DT y genera la propuesta de finiquito para el ex trabajador. (Dirección del Trabajo)
Para utilizar esta modalidad, la empresa debe cumplir determinados requisitos, entre ellos tener habilitados sus representantes laborales electrónicos y encontrarse al día en el pago de las cotizaciones previsionales del trabajador respecto del cual se genera el finiquito. (Dirección del Trabajo)
El trabajador puede revisar la propuesta y aceptarla, aceptarla con reserva de derechos o rechazarla, según corresponda.
Registro de teletrabajo y otras obligaciones laborales
El Representante Laboral Electrónico también puede participar en otros trámites disponibles en Mi DT.
Por ejemplo, el registro de pactos de trabajo a distancia o teletrabajo puede ser realizado por el empleador o su Representante Laboral Electrónico cuando se trata de una persona jurídica. (Dirección del Trabajo)
Esto convierte al representante en una figura relevante para centralizar y mantener actualizados distintos registros laborales de una empresa.
¿Qué ocurre si cambia el representante legal de la empresa?
Es importante no confundir el cambio de representante legal con la designación de un Representante Laboral Electrónico.
Si cambia el representante legal de una empresa, esta modificación debe informarse al Servicio de Impuestos Internos. Actualmente, el SII establece que el cambio debe comunicarse por internet dentro de los dos meses siguientes a la modificación de los datos o antecedentes, o desde la inscripción en el Registro de Comercio cuando corresponda, adjuntando los antecedentes que acrediten la designación del nuevo representante. (SII)
Esta actualización ante el SII es un procedimiento distinto de la administración de los representantes laborales electrónicos en Mi DT.
¿Por qué es importante mantener actualizado al Representante Laboral Electrónico?
En empresas con grandes dotaciones, los trámites laborales pueden involucrar una gran cantidad de contratos, anexos, modificaciones y términos de relación laboral.
Tener correctamente habilitados a los representantes permite:
- Centralizar los trámites laborales digitales.
- Mantener actualizados los registros ante la Dirección del Trabajo.
- Distribuir la gestión entre más de un usuario autorizado.
- Reducir tareas administrativas asociadas a procesos manuales.
- Contar con mayor trazabilidad sobre las gestiones realizadas.
- Facilitar el cumplimiento de los plazos establecidos para cada trámite.
Además, mantener actualizada esta información es especialmente importante cuando existen cambios en los equipos de Recursos Humanos, Administración o Relaciones Laborales.
Representante Laboral Electrónico y gestión de grandes dotaciones
La digitalización de los trámites laborales facilita el cumplimiento de las obligaciones de las empresas, pero no elimina la necesidad de contar con información laboral precisa.
En empresas con cientos o miles de trabajadores, gestionar contratos, turnos, asistencia y novedades laborales requiere información confiable y disponible en el momento adecuado.
Aquí es donde la tecnología de Control de Asistencia puede complementar la gestión laboral. Contar con registros precisos de jornadas, turnos y marcaciones permite disponer de información trazable para los procesos internos y facilita la administración de una fuerza laboral de gran tamaño.
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Porque cumplir con las obligaciones laborales también requiere contar con información confiable, procesos ordenados y tecnología capaz de acompañar la gestión de grandes dotaciones.
