Según la COMPIN, el empleador una vez que ha recibido la licencia médica de su trabajador cuenta con 3 días hábiles para presentar y tramitar la licencia médica ante el comité de medicina. Sin embargo, es importante determinar en primer lugar qué es una licencia médica para la COMPIN y qué tipos de licencia médicas existen de acuerdo a la normativa de los Arts. 1 DS No. 3, 1984 del Ministerio de Salud.
¿Qué es una licencia médica?
La licencia médica o licencia por enfermedad es el derecho de cada trabajador a tomarse un día libre, o acortar su jornada laboral, por un período de tiempo determinado según lo indique un profesional de la salud, durante cuya vigencia podrá gozar de un subsidio por enfermedad si reúne los requisitos previsionales.
Para los trabajadores dependientes, la licencia médica debe ser conocida y tramitada por el empleador y aprobada por el Comité de Medicina Preventiva y Personas con Discapacidad (COMPIN) o la Isapre correspondiente, según sea el caso.
Según el Código del Trabajo, el empleador sólo debe pagar por los servicios prestados por el empleado. Así, el Subsidio por Incapacidad Laboral (SIL) se encarga de los días contabilizados dentro de la licencia médica, que no es más que el monto que reemplaza las remuneraciones correspondientes a los días en que el empleado utilizó este derecho.
Tipos de licencias médicas
En Chile existen siete tipos de licencias por enfermedad, clasificadas según el hecho o condición que impide al trabajador desempeñar las funciones descritas en su contrato de trabajo en forma regular.
Específicamente, el gobierno y la legislación aplicable muestra el siguiente segmento:
- Enfermedad o accidente común.
- Medicina preventiva.
- Pre y postnatal.
- Enfermedad grave del niño menor de un año.
- Accidente del trabajo o del trayecto.
- Enfermedad profesional.
- Patologías del embarazo.
Diferencias en los plazos según los tipos de licencias médica
Los plazos para presentar las licencias médicas varían según el tipo de reposo solicitado y el sector laboral. En el caso de las licencias médicas generales, los trabajadores del sector privado disponen de 2 días hábiles desde el inicio del reposo médico para entregar la licencia a su empleador. Por otro lado, en el sector público este plazo se extiende a 3 días hábiles, ofreciendo mayor tiempo para la tramitación.
En las licencias por accidente laboral, la normativa exige que sean entregadas de forma inmediata, tal como lo establece la Ley N° 16.744. Las mutualidades suelen contar con protocolos específicos para garantizar que la información de la licencia llegue al empleador tan pronto como el trabajador haya ingresado a un centro de atención médica debido a un accidente.
Por su parte, las licencias pre y postnatal deben planificarse con anticipación. La licencia prenatal comienza a regir seis semanas antes de la fecha estimada de parto y es emitida por un médico o matrona generalmente a partir de la semana 34 de gestación. En cuanto a la licencia postnatal, tiene una duración de doce semanas y se activa inmediatamente después del nacimiento del bebé.
Requisitos específicos para presentar una licencia médica
Para tramitar una licencia médica de forma correcta es importante que el empleador entregue ciertos documentos y datos al momento de su prestación, siendo el más relevante de estos el RUT del trabajador.
A continuación te dejamos un listado detallado de cada requisito y documento que el empleado requiere para presentar la licencia médica:
- Nombre completo, dirección actualidad y RUT del trabajador
- Nombre o razón social de la empresa y RUT del empleador
- Diagnóstico médico y descripción del reposo prescrito
- Fecha de inicio y término del reposo
- Firma y timbre del médico tratante
- Código de autorización, en caso de ser emitida electrónicamente
Tener en consideración de igual manera que en caso de ser funcionario público, el trabajador debería seguir el procedimiento específico establecido en su institución y para aquellas licencias relacionadas a accidentes laborales, es crucial adjuntar el informe de la mutual de seguridad o el organismo correspondiente.
Rol del trabajador en el proceso
En este proceso también es importante que los trabajadores conozcan sus obligaciones y el rol que juegan para que el empleador pueda tramitar la licencia médica ya sea física o electrónica. La entrega oportuna y en los plazos correspondientes es un paso esencial para garantizar que la licencia sea procesada correctamente. Una vez que el profesional tratante emite la licencia médica, el trabajador tiene un plazo de dos días hábiles, en el caso de los trabajadores privados, y tres días hábiles en caso del sector público para entregarla a su empleador.
La licencia médica debe ser entregada con todos los datos necesarios, firma del médico tratante, duración de reposo y fecha en que fue emitida la licencia. En caso de que el trabajador no pueda ir de forma presencial, puede delegar a algún familiar, pero siempre debe hacer llegar la licencia en los plazos establecidos.
En el caso de las licencias electrónicas, el proceso es más ágil, ya que el profesional de la salud las envía de forma directa al sistema de la institución correspondiente, ya sea Isapre o COMPIN. De todas formas, el trabajador tiene la obligación de informar a su empleador sobre la emisión de la licencia, así este pueda realizar el seguimiento y tramitación correspondiente.
¿Quién paga las licencias médicas en Chile?
La respuesta a esta pregunta depende del fondo y la organización en la que esté registrado el empleado.
Por ejemplo, si un empleado está afiliado al Fondo Nacional de Salud (FONASA), ese fondo se encarga de pagar las licencias médicas a través del Comité de Medicina Preventiva y Personas con Discapacidad (COMPIN). Mientras que, si es parte de ISAPRES, esta organización pagará directamente las licencias.
¿Cuál es el proceso de presentación de licencias?
El proceso de presentación de licencias depende del sistema de salud al que esté afiliado el trabajador.
Para los trabajadores afiliados a FONASA o a través de la COMPIN, el empleador debe presentar la licencia médica ante la COMPIN dentro de los tres días hábiles siguientes desde la emisión del documento. Este trámite incluye la entrega del formulario original de la licencia médica y los datos necesarios, como el RUT del trabajador, información del empleador, y el diagnóstico médico proporcionado.
Una vez recibida, la COMPIN verifica que se cumplan los requisitos legales y médicos, y valida o rechaza la licencia según corresponda. Para hacer seguimiento del trámite, empleadores y trabajadores pueden utilizar el portal online de FONASA, donde es posible consultar el estado ingresando el número de folio de la licencia y el RUT del trabajador.
El proceso para los trabajadores de ISAPRE es similar, pero se realiza de forma directa con la institución de salud previsional. Al igual que en el caso anterior, las ISAPRES pueden aprobar o rechazar la licencia, esto tiene como plazo de respuesta máximo dos días hábiles, notificando tanto al empleador como al trabajador.
¿Cuántos días tiene el empleador para tramitar una licencia médica?
Sin importar si la licencia se debe tramitar con ISAPRE o COMPIN, los empleadores tienen un plazo máximo de tres días hábiles para presentar la licencia de su trabajador.
¿Puede el empleador rechazar una licencia médica?
Un empleador no puede rechazar la licencia médica, ya que no tiene autoridad para hacerlo. Organizaciones como COMPIN o ISAPRES tienen un mecanismo de seguimiento para determinar si una licencia médica es adecuada, siendo la única función del empleador es recibir el documento y procesarlo.
Casos excepcionales y rechazos de licencias
Tanto el COMPIN como las ISAPRES pueden rechazar licencias médicas que consideran que no cumple con los requisitos requeridos para ser aprobada. Los motivos más comunes por los cuales suceden estos rechazos son:
- Faltan antecedentes médicos o administrativos, como lo pueden ser el tiempo de reposo, información clave sobre el diagnóstico, o la firma del médico tratante.
- Si el reposo se considera injustificado, ya sea porque el reposo no se adecua al diagnóstico o no hay una causa médica que sea justificable para el reposo.
- Si la licencia médica no se entrega dentro de los plazos establecidos.
- Si la documentación presenta datos erróneos o si llegaron datos sin completar.
En caso de que la licencia sea rechazada se puede hacer un proceso de apelación para rectificar la decisión. En el caso de la COMPIN, se debe presentar una solicitud directamente en las oficinas o en sus plataformas digitales. Se debe adjuntar información adicional para validar la licencia, dependiendo del tipo de rechazo que presentó.
Para apelar en la ISAPRE se debe realizar ante sus oficina o canales digitales, si la respuesta vuelve a ser negativa, se puede escalar la apelación a la Superintendencia de Salud, que sería la instancia final.
Para evitar este proceso, los trabajadores deben presentar y revisar que toda la documentación médica se encuentre en orden y completa, con sus correspondientes firmas y acreditaciones necesarias.
¿Quién paga las cotizaciones durante una licencia médica?
Durante la licencia por enfermedad, las contribuciones correspondientes a la pensión y la salud deben pagarse de manera similar.
Según el Ministerio del Trabajo y Previsión Social, esta obligación se aplica a los cotizantes de la pensión, incluso en el caso de los primeros tres días de licencia.
A su vez, de acuerdo con la Superintendencia de Pensiones, cuando un trabajador tiene un contrato indefinido, el aporte del 0,6% correspondiente debe ser asumido por entidad pagadora del subsidio por incapacidad laboral y mientras que el empleador tiene que seguir aportando la parte que normalmente le corresponde (2,4%).
En cuanto a quienes tienen contrato a plazo definido, por obra o faena, la cotización del 3% de su salario imponible continúa siendo asumida por el empleador.
Como empleador, debe descontar las cotizaciones previsionales correspondientes al sueldo imponible que resulte por los días efectivamente trabajados durante el mes.
Consecuencias legales del incumplimiento del plazo
Si el empleador no presenta la licencia médica dentro del plazo establecido, esto puede generar diversas consecuencias tanto para el trabajador como para la empresa. En primer lugar, el empleador está obligado por ley a presentar la licencia médica dentro de los plazos estipulados. Si no cumple con este requisito, pueden derivarse varias repercusiones legales. Una de las consecuencias es que el empleador puede enfrentar multas que varían dependiendo de la cantidad de días de retraso en la tramitación de la licencia médica.
Estas multas son determinadas por la legislación vigente y buscan garantizar que se cumplan los derechos laborales de los trabajadores. Estas pueden oscilar entre 0,5 y 10 UTM (Unidad Tributaria Mensual) por cada trabajador afectado dependiendo de la gravedad de la infracción y la reincidencia del empleador.
Para el trabajador, el incumplimiento del empleador afecta directamente sus derechos laborales, ya que podría verse afectado en cuanto a la obtención de su subsidio por incapacidad laboral o cualquier otro beneficio asociado. La falta de presentación de la licencia médica en tiempo y forma puede retrasar el pago del subsidio o incluso ocasionar la pérdida de este beneficio.
Particularidades para trabajadores independientes
La gestión para los trabajadores independientes, ya sean honorarios o a contrato de plazo fijo tienen unas leves diferencias con los trabajadores dependientes. Es importante aclarar que también tienen derecho a licencias médicas, pero el proceso y los requisitos son diferentes.
Los trabajadores independientes deben realizar sus trámites directamente con FONASA, y si tienen los requisitos de cotización exigidos pueden acceder al subsidio por incapacidad laboral. Para acceder a esto, deben haber cotizado los últimos tres meses anteriores a la fecha de inicio de la licencia médica.
Para los trabajadores que se encuentran a plazo fijo, deben seguir un procedimiento similar, y si la licencia se extiende más allá del plazo de su contratación, debe mantener el pago de las cotizaciones durante el tiempo que se prolongue la licencia médica.
En resumen, los trabajadores en estos casos deben gestionar ellos mismos sus cotizaciones, para poder recibir el subsidio por incapacidad laboral.
¿Cómo se calcula el pago de licencia médica?
El pago de licencia médica y el cálculo de las remuneraciones de un trabajador con este permiso se debe hacer considerando los días efectivamente trabajados.
Se divide el sueldo base en 30, y multiplicando el producto obtenido por el número de días que faltan para terminar el mes.
Por ejemplo:
Un trabajador no se presentó a la oficina durante siete días, por licencia médica, y su sueldo base es de $480.000.
El cálculo sería así:
$480.000 (sueldo base) / 30 (días del mes) = $16.000 (valor día de trabajo).
$16.000 x 24 (días restantes a la licencia médica) = $384.000 (remuneración a pagar).
¿Cómo puedes facilitar aún más este cálculo de remuneraciones a trabajadores con licencia?
Para facilitar los cálculos de las remuneraciones es importante contar con un software de remuneraciones, que te ayuda tanto en el cálculo de las licencias como en su registro en las liquidaciones de sueldo.
El servicio de Control de Asistencia que ofrecemos en GoodRabbit es perfecto para complementar un sistema de cálculo de remuneraciones. El sistema de Control de Asistencia de UKG Dimensions es una herramienta que ayuda al seguimiento automatizado de tiempo y asistencia laboral para lograr contabilizar las horas de trabajo de manera perfecta.
Al tener esta solución de GoodRabbit que tiene información precisa de los horarios trabajados, se puede vincular o sincronizar con otros sistemas para alimentar con exactitud el cálculo de las remuneraciones de tus colaboradores con licencias.
¿Cómo saber el estado de una licencia médica?
Como empleador debes saber de qué forma hacer seguimiento de las mismas, para determinar si fueron aprobadas una vez las introdujiste en la institución a la cual están suscritos tus empleados.
Si los empleados están en el Fondo Nacional de Salud, puedes revisar el estatus en el módulo de trámites en línea de la Comisión de Medicina Preventiva e Invalidez.
Simplemente deberás introducir el número de folio de la licencia introducida en FONASA y el RUT del trabajador o trabajadora asociado al trámite.
En tanto, las Instituciones de Salud Previsional emiten una resolución de manera directa, en un plazo de máximo 2 días hábiles desde la introducción de la solicitud. Esta resolución es enviada a los correos electrónicos asociados al trámite, así como al domicilio físico del trabajador.
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