En Chile el dictamen 2927/58 de la Dirección del Trabajo (DT) establece que los sistemas digitales de control de asistencia deben ajustarse a lo dispuesto en el artículo 33 del Código del Trabajo y reunir, de manera copulativa, condiciones técnicas y de operación que garanticen la correcta determinación de las horas trabajadas y de descanso. Esto implica contar con procesos de certificación previos, autorización de la DT y uso adecuado por empleadores y trabajadores.
Importancia de cumplir con el dictamen 2927/58 de la Dirección del Trabajo
La DT puede fiscalizar en cualquier momento el sistema de control de jornada de una empresa. Si no cumple los requisitos del dictamen, la organización se expone a sanciones económicas, órdenes de corrección y, en casos graves, a la nulidad de sus registros de asistencia. Además, un sistema no validado puede generar conflictos laborales, demandas por horas extras no pagadas y pérdida de confianza de los trabajadores.
7 características clave que debe cumplir el sistema de control de asistencia según la DT
1. Registro confiable e identificación inequívoca
Cada marcación de ingreso y salida debe ser voluntaria, generada por el propio trabajador, sin intervención del empleador, y el sistema debe impedir cualquier alteración sin dejar trazabilidad. La autenticación puede realizarse mediante credenciales personales, biometría u otros medios autorizados, garantizando la exactitud y legitimidad de los registros.
2. Respaldo y disponibilidad de datos
Las plataformas deben ejecutar copias de seguridad automáticas y almacenar la información en servidores protegidos. El dictamen exige que los empleadores mantengan disponible la información en formato electrónico por un plazo mínimo de 5 años, y que, en caso de cambio de proveedor, se garantice la migración o custodia de los datos históricos.
3. Transparencia y trazabilidad para auditorías
Es imprescindible que empleadores y trabajadores tengan acceso en tiempo real a reportes descargables (PDF, Excel) con filtros por fechas, personal y tipo de jornada. Asimismo, todo cambio en el sistema debe quedar registrado en bitácoras que identifiquen quién, cuándo y por qué se efectuó la modificación.
El sistema debe estar habilitado para entregar toda la información requerida por la Dirección del Trabajo en caso de una fiscalización. Esto incluye registros históricos, bitácoras de modificaciones, respaldos y reportes detallados.
Además, el dictamen establece que el proveedor del sistema debe entregar un certificado de cumplimiento técnico, el cual debe estar disponible para ser presentado ante la DT cuando sea solicitado.
4. Protección de datos personales
Los sistemas deben ajustarse a la Ley N°19.628 sobre Protección de la Vida Privada, aplicando cifrado de la información, acceso restringido y políticas de uso claras. Está prohibido utilizar los datos con fines distintos al control de asistencia, garantizando la confidencialidad y seguridad de la información de los trabajadores.
5. Medios de marcación autorizados
Se aceptan diversos mecanismos de identificación siempre que aseguren la autenticidad del colaborador: lectores de huella, reconocimiento facial, tarjetas, aplicaciones móviles y plataformas web. En el caso de marcaciones móviles, el sistema debe registrar la geolocalización para certificar el lugar de trabajo.
6. Trazabilidad de cambios y auditoría interna
Cada corrección, ajuste o eliminación de un registro de asistencia debe quedar asociado a un usuario, fecha y motivo. Esta trazabilidad interna permite resolver disputas, realizar auditorías y demostrar la integridad de los datos ante la DT.
7. Certificación y cumplimiento continuo
El dictamen impone un proceso de certificación previa a la puesta en marcha del sistema y su renovación periódica. Las plataformas autorizadas mantienen su validación por 24 meses y, tras ese plazo, deben someterse nuevamente a pruebas de conformidad para mantener su vigencia. Se debe asegurar que el sistema utilizado cuente con su certificación actualizada para así cumplir con la normativa vigente.
Beneficios de implementar un sistema de control de asistencia aprobado por la DT
Adoptar un sistema de Control de Asistencia que cumpla con el dictamen 2927/58 de la Dirección del Trabajo (DT) no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también aporta múltiples beneficios operativos y estratégicos para las empresas:
- Reducción de errores en el cálculo de horas trabajadas y horas extras.
- Mayor transparencia en la relación laboral.
- Automatización de procesos de gestión de turnos y asistencia.
- Mejor toma de decisiones basada en datos confiables y en tiempo real.
- Prevención de conflictos laborales y demandas por incumplimientos.
Evita sanciones y optimiza la gestión laboral con un sistema adecuado
Contar con un Control de Asistencia alineado al dictamen 2927/58 de la Dirección del Trabajo (DT) es clave para garantizar el cumplimiento legal y fortalecer la gestión de las personas. En SCM Latam ofrecemos soluciones certificadas por la DT que optimizan procesos, reducen riesgos y mejoran la experiencia de tus colaboradores.
