La gestión del tiempo en el trabajo es un tema que debe estar presente en las conversaciones de las distintas áreas de una empresa. Esta consiste en la forma en la que se administran los tiempos y horarios de los colaboradores, cómo se distribuyen, si cada uno de ellos está trabajando las horas que corresponde o, por el contrario, está trabajando menos o más tiempo del que su contrato estipula.
Es por lo anterior que la gestión del tiempo en el trabajo es un desafío a nivel organizacional para las distintas empresas, equipos de Recursos Humanos o de operaciones; por lo mismo se hace necesario conversar sobre las posibles soluciones para mejorar este aspecto. Por ejemplo, existe el Sistema de Control de Asistencia, que permite el registro exacto de la entrada, salida, ausentismos, presentismos y horas extra de los colaboradores.
Esta es solo una manera de mejorar la gestión del tiempo en el trabajo; si se complementa con otras estrategias, se puede garantizar la optimización del tiempo en los espacios laborales.
¿Por qué es importante la gestión del tiempo en el trabajo?
La gestión del tiempo en el trabajo es de suma importancia, debido a que el tiempo es el capital principal de las personas, que se traducen en un salario o paga correspondiente. Esta debe ser remunerada de manera transparente y justa para fortalecer la confianza entre empleadores y colaboradores, entre otros motivos. Además, el tiempo de las personas no solamente está ligado con un tema de la productividad laboral, sino que de un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Otro de los motivos por los cuales es importante la gestión del tiempo en el trabajo, es porque la ley en varios países de Latinoamérica exigen el registro de las horas trabajadas. Sin ir más lejos, en Chile es obligatorio, según el Artículo 33 del Código del Trabajo, llevar un registro del tiempo que los colaboradores han trabajado.
Beneficios de una buena gestión del tiempo
Los beneficios que se pueden obtener de una buena gestión del tiempo en el trabajo son diversos, que abordan desde temas de convivencia, mejora de calidad de vida de los colaboradores y del ambiente laboral, hasta el cumplimiento de las normativas de cada país, lo que fortalece la buena imagen de la empresa y la confiabilidad de futuros clientes hacia esta.
Mejora en la calidad de vida de los colaboradores
Una buena gestión del tiempo en el trabajo va a contribuir a una mejor calidad de vida de los colaboradores. ¿Cómo es esto posible? Cuando el colaborador trabaja la cantidad de tiempo exacto y necesario en el cual puede distribuir sus tareas laborales, después tendrá a su disposición tiempo libre para que pueda emplearlo como mejor estime conveniente, ya sea compartir con sus seres queridos y familiares, algún hobbie, entre otras.
Cabe destacar que el practicar algún deporte, dedicarse a un pasatiempo artístico y conversar con personas cercanas sobre los desafíos laborales y cómo afrontarlos, pueden ser factores que ayuden a la reducción del estrés, mejorando así la calidad de vida de cada uno de ellos, si la gestión del tiempo en el trabajo es la adecuada.
Mejora en la relación entre colaboradores y empleador
Para reforzar un buen ambiente laboral, la transparencia y comunicación fluida entre los equipos de trabajo y sus distintas jerarquías son fundamentales.
La buena gestión del tiempo en el trabajo va a reforzar estos factores, ya que si se lleva un registro equilibrado y ordenado de los turnos de los colaboradores, así como el registro de la entrada, salida, ausentismos, horas extra y otros factores relacionados con el desempeño y la paga, se generarán lazos de confianza dentro de la empresa, y se ejercerá un pago justo de acuerdo a las horas de trabajo pactadas con anterioridad.
Cumplimiento de las normativas legales de cada país
Una gestión del tiempo en el trabajo óptima siempre estará alineada con las normativas legales de cada país. Hay derechos que protegen a los colaboradores de posibles abusos laborales, incluyendo los horarios. En el caso de Chile, el Artículo 33 del Código del Trabajo estipula de manera clara que es necesario contar con un registro del tiempo trabajado:
“Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo, sean ordinarias o extraordinarias, el empleador llevará un registro que consistirá en un libro de asistencia del personal o en un reloj control con tarjetas de registro”.
También hay que considerar que las leyes respecto a la gestión del tiempo en el trabajo están en constante cambio; sin ir más lejos, en Chile desde abril del presente año se empezó a hacer vigente la Ley de 40 horas, que trae una serie de cambios y reducciones a las horas de los colaboradores a considerar.
Imagen positiva de la empresa hacia sus futuros clientes
La credibilidad empresarial no solamente tiene que ver con la credibilidad del producto o servicio que se puede ofrecer a los clientes, sino también con las dinámicas internas que se dan dentro de la empresa. ¿Es posible confiar en la transparencia o credibilidad de un producto o servicio, si dentro de la misma organización no se refuerzan esos valores en la dinámica?
Si un futuro usuario de la empresa ve que existe una gestión del tiempo en el trabajo, priorizando el bienestar de sus colaboradores, esto se traducirá en la confianza hacia los productos o servicios ofrecidos.
Estrategias para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo
Existen distintas estrategias para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo. Algunas de ellas van orientadas a la productividad laboral individual, pero es importante destacar que si un colaborador es productivo, esto también impulsará al conjunto de la empresa a aumentar su productividad también. Algunas de las estrategias más populares son:
- Pomodoro: Consiste en 25 minutos de trabajo intenso y 5 de descanso.
- Kanban: Técnica visual que clasifica las tareas en cajas. Para esta técnica se pueden usar herramientas digitales como Notion o Asana.
- Timeboxing: Similar a pomodoro, pero la persona asigna un tiempo determinado a enfocarse en una sola tarea a la vez.
- Matriz de Eisenhower: Esquema que etiqueta las tareas por hacer en urgente, no urgente, importante o no importante.
Así, existen otros tipos de gestión del tiempo en el trabajo, pero que también son aplicables a otras áreas de la vida de las personas.
Herramientas que facilitan la gestión del tiempo
Existen diversas herramientas que facilitan la gestión del tiempo en el trabajo. Gracias a los avances tecnológicos, estas son en su mayoría digitales, y varias de ellas cuentan con planes gratuitos que cuentan con las funciones básicas para organizar el tiempo. Algunas opciones gratuitas que tienen esta finalidad son las siguientes:
- Google Calendar: Herramienta clásica que es ideal para organizar reuniones, bloqueo de horarios para concentración y recordatorios de fechas importantes.
- Trello: Pese a que su fuerte no es precisamente organizar el tiempo, cuenta con herramientas que permiten organizar las tareas por hacer de manera visual.
- Toggl: Ofrece un seguimiento del tiempo y realiza análisis detallados sobre el uso del mismo, en distintos proyectos y tareas.
- Asana: Permite crear proyectos grupales y asignar tareas con deadlines. También te avisa, mediante notificaciones, cuánto falta para entregar una tarea específica, o si ya se cumplió el plazo de entrega.
El papel del sistema de control de asistencia en la gestión del tiempo
Las herramientas mencionadas en el punto anterior son útiles principalmente para la gestión del tiempo en el trabajo a nivel individual de cada colaborador, o, a lo sumo, para equipos de trabajo dentro de una organización. Pero, ¿qué sucede cuando se busca la gestión del tiempo en el trabajo, si se habla de un nivel más amplio, como ver los horarios de todos los colaboradores de la empresa?
Una solución a este problema es el Control de Asistencia, un servicio que ofrecen algunas empresas expertas en tecnología y que se enfoca en hacer un seguimiento preciso de la asistencia de los colaboradores, contabilizando así las horas trabajadas.
¿Cómo implementar un sistema de control de asistencia para mejorar la gestión del tiempo?
Implementar un sistema de Control de Asistencia dentro de tu empresa puede optimizar considerablemente la gestión del tiempo en el trabajo de tus colaboradores. Los pasos a seguir pueden variar de acuerdo a las necesidades de cada empresa, pero los mencionados a continuación pueden servir como base:
- Definir cuáles son los objetivos y necesidades de tu empresa: Plantearse cuál es el motivo por el que necesitan un control de asistencia. ¿Es la productividad laboral, cumplir con las leyes laborales del país, o algo más específico como mejorar la puntualidad de los colaboradores?
- Elegir el sistema de Control de Asistencia más adecuado: Factores como el presupuesto que más se acomoda a tu empresa, así como el rubro, son esenciales para definir cuál es el método más adecuado. Algunos de ellos son el sistema biométrico, aplicaciones móviles, o tarjetas.
- Instalación del Sistema de Control de Asistencia: Para esto, es ideal contratar un servicio que también asegure que las personas encargadas de la instalación estén interiorizadas en lo que hace tu empresa y sus necesidades particulares en torno a la gestión del tiempo en el trabajo específico.
- Monitoreo y optimización del Sistema de Control de Asistencia: En caso de que el Control de Asistencia presente fallos, o se deba modificar por recortes o aumento de personal, será necesario contar con un equipo de soporte que conozca las necesidades de tu empresa y colaboradores.
¿Quieres saber más sobre gestión del tiempo? ¡Hablemos!
Gestionar los tiempos en el trabajo de los colaboradores es fundamental, pero en GoodRabbit nosotros vamos más allá que solamente detectar atrasos, salidas tempranas, ausencias, etc. nosotros buscamos oportunidades de ahorro. Buscamos ser el partner estratégico ideal para impulsar la productividad de las grandes empresas.
Esta solución es completamente personalizable, lo cual permite incorporar en el cálculo de horas ordinarias y extra cualquier parámetro que la organización quiera implementar, como definir valores específicos para horas extras realizada antes o después de cada turno, determinar que la primera hora extra tenga un valor y las siguientes otro monto, o identificar diversos tipos de horas trabajadas -como festivos, domingos, turnos nocturnos, etc-.
